Regulamin serwisu


REGULAMIN PORTALU INTERNETOWEGO IBCS POLAND

1. Ogólne przeznaczenie portalu klienta IBCS Poland.

1.1. Portal jest przeznaczony dla wszystkich posiadaczy sprzętu automatycznej identyfikacji i służy wymianie danych pomiędzy posiadaczami sprzętu i/lub oprogramowania a profesjonalistami zatrudnionymi w IBCS Poland – obszar ogólnodostępny: Aktualności, Baza wiedzy, Forum, oraz tylko i wyłącznie dla Klientów IBCS Poland w zakresie następujących części Portalu: Serwis, Zamówienia i Finanse – obszar indywidualny.
1.2. Klienci posiadający szczególne uprawnienia mogą mieć dostęp do bazy wiedzy rozszerzonej oraz Forum dedykowanego.
1.3. Portal działa jako strona internetowa pod adresem https://klient.ibcs.pl i składa się z 8 wydzielonych części funkcjonalnych – zakładek:
1.3.1. Baza wiedzy ogólnodostępna – omawia problemy z urządzeniami i sposoby ich rozwiązywania.
1.3.2. Forum ogólnodostępne – przeznaczona do dyskusji w zakresie proponowanych IBCS Poland rozwiązań
1.3.3. Aktualności – aktualna informacja handlowa IBCS Poland.
Do powyższych zakładek dostęp posiada każdy uczestnik poprzez stronę internetową www.ibcs.pl, korzystanie z tych zakładek nie wymaga rejestracji.
1.3.4. Serwis – zgłaszanie potrzeby naprawy urządzeń, podgląd na status naprawianego urządzenia.
1.3.5. Zamówienia – zakładka służąca do zawierania umów zakupu urządzeń będących w ofercie IBCS Poland.
1.3.6. Finanse – zakładka związana z ustalaniem statusu należności itp.
Zakładki powyższe przeznaczone są tylko i wyłącznie dla klientów IBCS Poland i wymagają rejestracji zgodnie z procedurą.
1.3.7. Baza wiedzy rozszerzonej - zakładka przeznaczona tylko dla klientów posiadających umowy utrzymania systemu, wymaga odrębnej rejestracji.  
1.3.8. Forum dedykowane – zakładka przeznaczona dla klientów posiadających umowy utrzymania systemu, wymaga odrębnej rejestracji.  

2. Definicje.
2.1. Uczestnik – osoba fizyczna, posiadacz urządzenia automatycznej identyfikacji lub zainteresowany urządzeniami i/lub oprogramowaniem będącym w ofercie IBCS Poland, która chce korzystać z Portalu i może mieć dostęp do strony https://klient.ibcs.pl, bez konieczności rejestracji.  
2.2. Klient – przedsiębiorca, reprezentowany przez Administratora Klienta, uprawnionego do dokonania rejestracji w Portalu i składania oświadczeń.
2.3. Użytkownik - pracownik Klienta, który otrzymał dane dostępowe do Portalu od Administratora Klienta.
2.4. Administrator Klienta – osoba reprezentująca Klienta, która ma uprawnienia do nadawania dostępu pracownikom swojej firmy oraz zarządzania funkcjami forum indywidualnego.
2.5. Administrator Portalu – osoba posiadająca pełne uprawnienia, nadane przez IBCS Poland do zarządzania portalem klienta IBCS Poland.
2.6. Pracownik – pracownicy techniczny IBCS Poland i innych firm IBCS Group dokonujący wpisów na forum i w bazie wiedzy.
2.7. CRM – oprogramowanie klasy Customer Relationship Management używane przez IBCS Poland do zarządzania obiegiem informacji ze swoimi Klientami w zakresie weryfikacji i bezpieczeństwa dostępu do portalu Klienta.
2.8. Indywidualny Obszar Portalu – wydzielony dla pracowników danego Klienta obszar portalu zawierający dane dotyczące tylko tego Klienta: Serwis, Zamówienia, Finanse, Forum dedykowane, Baza wiedzy rozszerzonej.

3.  Nadawanie dostępu, organizacja, weryfikacja.
3.1 Uczestnikiem bazy wiedzy i forum ogólnodostępnego może być każdy posiadacz sprzętu automatycznej identyfikacji. Dostęp do bazy wiedzy na poziomie ogólnodostępnym, Forum i Aktualności jest przyznawany automatycznie wszystkim Uczestnikom.
3.2 Dostęp do dedykowanego obszaru Forum oraz rozszerzonej Bazy wiedzy, Serwisu, Zamówień i Finansów jest nadawany przez Administratorów Klienta, pracownikom swoich firm.
3.3 Dostęp do zakładek określonych w pkt. 1.3.4-8 odbywa się poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego i przesłania go celem dokonania rejestracji zgodnie z danymi określonymi w formularzu.
3.4 W formularzu należy określić wszystkie dane Klienta niezbędne do wystawienia faktury oraz podać login Klienta, jak również loginy użytkowników. Formularz wypełnia i przesyła Administrator Klienta. Administrator Klienta automatycznie udziela upoważnienia wskazanym użytkownikom do składania oświadczeń woli w imieniu Klienta w zakresie kreślonym konkretnymi zakładkami wymienionymi w pkt. 1.3.4-8
3.5 Administrator Klienta w procesie rejestracji podaje: nazwę firny, NIP firmy, adres firmy (ulica, nr lokalu, kod pocztowy i miejscowość), firmowy adres e-mail, imię i nazwisko osoby do kontaktu.
3.6 Użytkownikowi nie wolno przekazywać indywidualnych danych dostępowych innym użytkownikom ani upubliczniać w jakiejkolwiek formie.
3.7 Administrator Klienta ma dostęp i prawo modyfikacji danych użytkowników ze swojej firmy (oprócz loginu i hasła) oraz do blokowania ich dostępu do indywidualnych obszarów portalu.
3.8 IBCS Poland ma prawo weryfikować i usuwać dostęp osób, jeśli jest on sprzeczny z umowami zawartymi pomiędzy Klientami a IBCS Poland.
3.9 Portal klienta automatycznie rozpoznaje poziom dostępu każdego Użytkownika i określa widoczność poszczególnych zakładek.
3.10 Dane dostępowe podczas ich nadawania są weryfikowane przez Administratora Portalu i zapisywane w systemie CRM IBCS Poland. Proces nadawania uprawnień trwa do 3 dni roboczych i może być wydłużony o czas podejmowania decyzji o nadaniu dostępu przez Administratora Portalu.

4. Zasady bezpieczeństwa i ochrona danych osobowych.
4.1. IBCS Poland udziela dostępu do portalu Administratora Klienta po weryfikacji zgodności danych Klienta i uprawnień Administratora Klienta do rejestracji.
4.1 Administrator Klienta jest odpowiedzialny za udzielenie dostępu do portalu dla pracowników swojej firmy (Klienta) oraz prawidłowość danych i uprawnień pracowników z dostępem do portalu.
4.2. Wypełniając formularz rejestracyjny Administrator Klienta podaje dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji umowy sprzedaży, a także jej rozliczenia, w tym wystawienia faktury.
4.3. Użytkownik wypełniający formularz kontaktowy na dowolnej stronie internetowej należącej do IBCS Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Nowym Sączu, Al. Piłsudskiego 46, akceptuje fakt, że IBCS Poland staje się tymczasowym Administratorem danych osobowych zamieszczonych w formularzu.
4.4. Dane osobowe zawarte w formularzu rejestracyjnym zostaną usunięte, jeżeli Użytkownik/Uczestnik nie upoważni IBCS Poland na ich przetwarzanie w celach określonych w formularzu poprzez wyraźne określenie zgody na fakt przetwarzania danych.
4.5. Po uzyskaniu zgody na przetwarzanie podstawowych danych objętych formularzem tj. imię i nazwisko, adres e-mail, telefon w zakresie:
4.5.1. nawiązania kontaktów handlowych, otrzymywania ofert handlowych,
4.5.2. przekazywania informacji handlowo-marketingowych przez IBCS Poland i jej partnerów biznesowych,
4.5.3. dalszego przekazywania przez IBCS Poland danych osobowych do przetwarzania tylko i wyłącznie w celu i w zakresie określonym w pkt. 4.5.1 i 4.5.2. IBCS Poland staje się Administratorem tych danych i zapewnia ochronę zgodnie z przepisami Rozporządzenia RODO.
4.6 Akceptując treść tego regulaminu Użytkownik/Uczestnik wyraża zgodę na zapisywanie danych w plikach cookies, które są instalowane na stronach internetowych IBCS Poland zgodnie z Polityką Prywatności zamieszczoną na https://www.ibcs.pl/polityka-prywatnosci-ibcs-poland/.
4.7 Jeśli wyrażona została zgoda opisana w pkt. 4.5.3, dane mogą być przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy do partnerów biznesowych IBCS Poland określonych na stronie https://www.ibcs.pl/poznaj-nas/partnerzy-biznesowi/ w celu uzyskania specjalnej oferty.
4.8 Przez cały czas przechowywania i przetwarzania danych Użytkownik/Uczestnik ma prawo wglądu do swoich danych osobowych, do ich sprostowania, usunięcia bądź ograniczenia ich przetwarzania.
4.9 W każdej chwili Użytkownik/Uczestnik ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania w sytuacji do zmiany zakresu przetwarzania określonego w pkt. 4.5 lub cofnięcia zgody na konkretnych zakres lub wszystkie zakresy przetwarzania określone w pkt. 4.5 niniejszego regulaminu.

5. Zasady działania forum ogólnodostępnego.
5.1. Każdy użytkownik forum dysponujący odpowiednimi uprawnieniami może dokonywać wpisów na forum ogólnym.
5.2. Wpisów w bazie wiedzy mogą dokonywać wyłącznie Pracownicy IBCS Poland i IBCS Group.
5.3. Wpisy na forum naruszające zasady dobrego obyczaju, obrażające innych uczestników, zawierające treści nielegalne będą usuwane przez Administratora Portalu.
5.4. Każdy użytkownik forum odpowiada samodzielnie za skutki swojej działalności na forum oraz za ochronę danych powierzonych mu przez IBCS Poland i przez Administratorów Klienta.

6. Zasady zamawiania towarów za pośrednictwem Portalu.
6.1. Do zamawiania towarów za pośrednictwem portalu upoważnieni są wyłącznie pracownicy Klienta zarejestrowani na portalu przez Administratora Klienta, którym Administrator Klienta przyznał uprawnienia do składania zamówień. Złożenie zamówienia przez takiego pracownika oznacza, że pracownik ten jest upoważniony do składania oświadczeń woli w imieniu Klienta, w pełnym zakresie zamówienia.
6.2. Zamówienia składane są za pomocą formularza, w którym określone zostają istotne warunki umowy sprzedaży tj. rodzaj urządzenia, cena, termin i koszty dostawy, na podstawie oferty złożonej przez IBCS Poland.
6.3. W momencie przyjęcia i potwierdzenia przez IBCS Poland zamówienia jest nieodwołalne i oznacza zawarcie umowy sprzedaży oraz wiąże się z obowiązkiem IBCS Poland do dostarczenia towarów i obowiązkiem klienta do zapłaty ceny określonej w zamówieniu.
6.4. IBCS Poland może odmówić potwierdzenia zamówienia w przypadku, gdy Klient zalega za wcześniejsze dostawy lub bieżące zamówienie przekracza przyznany limit kredytu kupieckiego.
6.5. Zamawiany towar będzie przesłany za pomocą wybranego przez IBCS Poland przewoźnika, na koszt Klienta lub w cenie towaru zgodnie z ofertą.
6.6. Dowodem dostawy jest elektroniczne potwierdzenie dostawy na dokumencie przewoźnika.
6.7. Faktura sprzedaży będzie dołączana do towaru lub przesyłana elektronicznie w przypadku zawarcia stosownego porozumienia. Klient ma obowiązek sprawdzenia danych na fakturze. W przypadku jakichkolwiek niezgodności Klient ma obowiązek w terminie do 3-ch dni roboczych zgłosić zastrzeżenia co do prawidłowości faktury. W przypadku braku zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa powyżej, uznaje się, że dostarczenie urządzeń nastąpiło zgodnie z danymi na fakturze.
6.8. Klient posiadający dostęp do zakładki Finanse ma możliwość na bieżąco sprawdzać stan swoich należności, terminy płatności, w przypadku zagubienia faktur lub innych zdarzeń losowych może zwrócić się z wnioskiem o przesłanie duplikatu faktury itp.  

7. Postanowienia końcowe.
7.1 W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks Cywilny.
7.2 Regulamin obowiązuje od chwili jego publikacji na stronie https://klient.ibcs.pl
7.3 Niniejszy Regulamin może ulegać zmianom a aktualny Regulamin dostępny jest zawsze na stronie https://klient.ibcs.pl
7.4 IBCS Poland każdorazowo poinformuje o zmianach w Regulaminie na minimum 10 dni przed datą ich obowiązywania.

8. W każdej chwili, w przypadku stwierdzenia naruszenia Pana(i) danych osobowych ma Pan(i) prawo zgłosić to do Organu Nadzorczego GIODO.